Kurz gesagt: Jede Lohnzahlung in der Schweiz erfordert eine Lohnabrechnung — für alle Angestellten, unabhängig von Beschäftigungsgrad und Rechtsform. Die Abrechnung muss Bruttolohn, alle Sozialversicherungsabzüge (AHV/IV/EO 5.30 %, ALV 1.10 %, NBU, BVG) und den Nettolohn ausweisen. Bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden ist der korrekte Kantonaltarif Pflicht. Diese Checkliste deckt alle Pflichtbestandteile ab — mit illustrativen Betragsbeispielen und Beitragssätzen als Referenz.
»Die häufigste Fehlerquelle bei KMU ist nicht die Berechnung des Grundlohns, sondern die Quellensteuer und die BVG-Abgrenzung. Wer eine strukturierte Checkliste monatlich durcharbeitet, entdeckt diese Fehler bevor die Ausgleichskasse anruft.«
— Hasan Kirmizitas, Lohnbuchhaltung und Treuhand, Rothstein AG Oftringen
Diese Checkliste ist der monatliche Prüfprozess.
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Den vollständigen Lohnbuchhaltungs-Leitfaden mit Jahreskalender, Sozialversicherungsübersicht und Outsourcing-Entscheidungshilfe finden Sie hier: Lohnbuchhaltung Schweiz für KMU.
Illustrative Beispiel-Lohnabrechnung
Vereinfachte Darstellung zu Illustrationszwecken. Kein reales Unternehmen. Angestellter, Alter 35, Vollzeit, kein Quellensteuer-Status.
| Position | Betrag (CHF) | Bemerkung |
| Grundlohn | 5’500.00 | Vereinbarter Monatslohn |
| Überstundenentschädigung | 120.00 | 4 Stunden à CHF 30 |
| Bruttolohn total | 5’620.00 | Basis für SV-Abzüge |
| — ABZÜGE ARBEITNEHMER — | ||
| AHV / IV / EO (5.30 %) | -298.06 | Arbeitnehmeranteil |
| ALV (1.10 %) | -61.82 | Bis Lohngrenze CHF 148’200/Jahr |
| NBU-Prämie (Beispiel 1.20 %) | -67.44 | Nichtberufsunfall; Satz je Versicherer |
| BVG Sparprämie AN-Anteil (Alter 35, 10 %) | -170.75 | 50 % von CHF 341.50 (10 % von CHF 3’415 koordiniertem Monatslohn) |
| KTG-Prämie (Beispiel 0.50 %) | -28.10 | Krankentaggeld; nicht obligatorisch |
| Nettolohn (Auszahlung) | 4’993.83 | Nach allen Abzügen — CHF 5’620 − CHF 626.17 |
| — ARBEITGEBERBEITRÄGE (nicht lohnwirksam) — | ||
| AHV / IV / EO AG-Anteil (5.30 %) | 298.06 | Gleich wie AN-Anteil |
| ALV AG-Anteil (1.10 %) | 61.82 | |
| BU-Prämie (Berufsunfall, Beispiel 0.50 %) | 28.10 | Arbeitgeber trägt BU vollständig |
| BVG AG-Mindestanteil (50 % der Prämie) | 170.75 | Mindestparität nach BVG Art. 66 |
| FAK / Kinderzulagen AG (Aargau SVA 1.45 %) | 81.49 | CHF 5’620 × 1.45 % |
BVG-Berechnung Beispiel: Koordinierter Monatslohn = CHF 5’620 − CHF 2’205 (= CHF 26’460 / 12) = CHF 3’415. Sparrate Alter 35: 10 %. Total Monatsprämie: CHF 341.50. AN und AG je 50 % = CHF 170.75. BVG-Eintrittsschwelle 2026: CHF 22’680 Jahresbruttolohn.
Lohnabrechnung-Checkliste — 38 Prüfpunkte in 8 Bereichen
TEIL 1 — Stammdaten (4 Punkte)
| ☐ | Name und Adresse des Arbeitgebers vollständig |
| ☐ | Name und Adresse des Arbeitnehmers vollständig |
| ☐ | AHV-Nummer des Arbeitnehmers korrekt |
| ☐ | Abrechnungsperiode (Monat / Jahr) eindeutig angegeben |
TEIL 2 — Bruttolohn-Bestandteile (6 Punkte)
| ☐ | Grundlohn (Monats- oder Stundenlohn) korrekt ausgewiesen |
| ☐ | Zulagen separat ausgewiesen (Nacht-, Sonntags-, Schichtzulagen, Pikettdienst) |
| ☐ | Überstunden / Überzeit korrekt berechnet und ausgewiesen |
| ☐ | Ferien- und Feiertagsentschädigungen bei Stundenlohn berücksichtigt (mind. 8.33 % bei 5 Wochen Ferien) |
| ☐ | Boni / Provisionen / 13. Monatslohn als Sonderzahlungen separat ausgewiesen |
| ☐ | Spesen separat und klar von Lohnbestandteilen getrennt (Spesen sind kein AHV-pflichtiger Lohn) |
TEIL 3 — Sozialversicherungsabzüge Arbeitnehmer (5 Punkte)
| ☐ | AHV / IV / EO: 5.30 % des AHV-pflichtigen Lohns abgezogen und ausgewiesen |
| ☐ | ALV: 1.10 % bis zur Lohngrenze von CHF 148’200 / Jahr abgezogen |
| ☐ | NBU-Prämie: korrekte Police-Rate angewendet, Prämie ausgewiesen (nur bei Angestellten mit >8h/Woche) |
| ☐ | BVG-Beitrag: korrekter Arbeitnehmeranteil gemäss Altersklasse und PK-Reglement abgezogen (nur bei versicherten Mitarbeitenden, ab CHF 22’680 Jahresbruttolohn) |
| ☐ | KTG / Krankentaggeld: falls vereinbart, Prämienanteil korrekt ausgewiesen |
Alle Abzüge müssen einzeln und transparent ausgewiesen sein — ein Sammelbetrag «Abzüge total» genügt nicht.
TEIL 4 — Quellensteuer (falls quellensteuerpflichtig) (4 Punkte)
| ☐ | Quellensteuerpflicht für diesen Mitarbeitenden geprüft (betrifft Ausländer ohne Niederlassungsbewilligung C) |
| ☐ | Richtiger Kantonaltarif angewendet (siehe Tarifübersicht unten) |
| ☐ | Kanton / Gemeinde korrekt berücksichtigt (Wohnkanton des Mitarbeitenden ist massgebend) |
| ☐ | Quellensteuer separat und transparent ausgewiesen |
Quellensteuer-Tarifübersicht Kanton Aargau:
| Tarif | Gilt für |
| Tarif A | Alleinstehend, ohne Kinder |
| Tarif B | Verheiratet, Alleinverdiener, ohne Kinder |
| Tarif C | Verheiratet, Doppelverdiener |
| Tarif D | Nebenerwerb |
| Tarif H | Alleinerziehend |
TEIL 5 — Nettolohn (2 Punkte)
| ☐ | Nettolohn korrekt berechnet: Bruttolohn minus alle AN-Abzüge |
| ☐ | Nettolohn als Auszahlungsbetrag klar ausgewiesen — stimmt er mit dem tatsächlichen Zahlungsauftrag überein? |
TEIL 6 — Arbeitgeberbeiträge (intern) (5 Punkte)
| ☐ | Arbeitgeberanteil AHV / IV / EO (5.30 %) ausgewiesen |
| ☐ | Arbeitgeberanteil ALV (1.10 %) ausgewiesen |
| ☐ | BU-Prämie (Berufsunfall) vollständig durch Arbeitgeber ausgewiesen |
| ☐ | Arbeitgeberanteil BVG (mindestens 50 % der Gesamtprämie) ausgewiesen |
| ☐ | FAK / Familienzulagen ausgewiesen (Kanton Aargau SVA Aargau: 1.45 % der Lohnsumme) |
TEIL 7 — Kinder- und Ausbildungszulagen (2 Punkte)
| ☐ | Anspruch auf Kinderzulagen geprüft (Kinder unter 16 Jahre; Ausbildungszulage bis 25 Jahre) |
| ☐ | Zulagen korrekt nach Kanton Aargau 2026 ausgewiesen: Kinderzulage CHF 225/Monat, Ausbildungszulage CHF 278/Monat |
Kinderzulagen sind grundsätzlich nicht AHV/ALV-pflichtig — sie dürfen nicht in die SV-Bemessungsgrundlage einfliessen.
TEIL 8 — Formelle Anforderungen und Datenschutz (5 Punkte)
| ☐ | Abrechnung verständlich und für den Arbeitnehmer nachvollziehbar |
| ☐ | Zustellung korrekt: Papier oder digital mit Empfangsnachweis |
| ☐ | Zugriff auf Lohndaten nur für berechtigte Personen (DSG-Konformität) |
| ☐ | Revisionssichere Archivierung sichergestellt |
| ☐ | Aufbewahrungspflicht eingehalten (mindestens 10 Jahre, OR 958f) |
Weitere Informationen: SVA Aargau (Kinderzulagen-Beträge).
Typische Fehler und ihre Konsequenzen
| Fehler | Konsequenz |
| Falsche SV-Ansätze (z. B. veraltete Beitragssätze) | Nachforderung Ausgleichskasse |
| Quellensteuer-Tarif falsch angewendet | Nachforderung Steuerbehörde, ggf. Busse |
| BVG-Pflicht nicht geprüft (Mitarbeiter nicht angemeldet) | Rückwirkende Nachzahlung aller Prämien + Verzugszinsen |
| Spesen als AHV-pflichtiger Lohn verbucht | Zu hohe SV-Abzüge, Korrekturbedarf |
| Kinderzulagen in SV-Basis eingerechnet | Zu hohe AHV/ALV-Abzüge |
| Lohndaten ungesichert gespeichert | DSG-Verletzung, Busse bis CHF 250’000 |
Praxisbeispiel (anonymisiert, Rothstein AG): Ein KMU-Inhaber in Oftringen verwendete jahrelang einen veralteten NBU-Prämiensatz. Die Korrektur durch die Ausgleichskasse betraf drei Jahre rückwirkend und kostete CHF 4’800 Nachzahlung plus Verzugszinsen.
Lohnabrechnung selbst oder auslagern?
| Kriterium | Selbst erstellen | Outsourcing an Treuhänder |
| Geeignet für | 1–2 Angestellte, einfache Struktur | Ab 3 Angestellten, Quellensteuer, Teilzeit |
| Zeitaufwand pro Monat | Ca. 1–2 Stunden (2 Angestellte) | Minimal — Stunden/Daten liefern |
| Fehlerrisiko Quellensteuer | Hoch | Tief |
| Tarifanpassungen (AHV etc.) automatisch | Nein — manuell anpassen | Ja |
| DSG-Compliance | Eigenverantwortung | Inklusive |
| Kosten | Software ab ca. CHF 600/Jahr | Ab ca. CHF 40–80/Monat pro Mitarbeitenden |
FAQ
| Frage | Antwort |
| Muss ich jeden Monat eine Lohnabrechnung erstellen? | Ja — für jede Lohnzahlung ist eine Abrechnung gesetzlich vorgeschrieben. Das gilt auch für Stundenlohnmitarbeitende, Teilzeitkräfte und temporäre Anstellungen. |
| Welche Beitragssätze gelten 2026 für die Sozialversicherungsabzüge? | AHV/IV/EO Arbeitnehmer: 5.30 %. ALV: 1.10 % bis zur Lohngrenze von CHF 148’200 / Jahr. NBU-Prämie variiert je nach Versicherer und Risikoklasse (Beispiel: 1.20 %). BVG variiert nach Altersklasse und PK-Reglement (Eintrittsschwelle CHF 22’680 Jahresbruttolohn, 2026). |
| Was ist der Unterschied zwischen Lohnabrechnung und Lohnausweis? | Die Lohnabrechnung wird monatlich erstellt und zeigt Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn für den jeweiligen Monat. Der Lohnausweis wird einmal jährlich ausgestellt, fasst das gesamte Jahreseinkommen zusammen und dient als Grundlage für die Steuererklärung des Arbeitnehmers. |
| Was gehört in die Lohnabrechnung, was in den Lohnausweis? | Lohnabrechnung: monatlicher Bruttolohn, alle SV-Abzüge, Quellensteuer, Nettolohn. Lohnausweis: Jahreseinkommen total, Naturallohn (z. B. Geschäftsauto), geldwerte Vorteile, Weiterbildungskosten, Mitarbeiterbeteiligungen. |
| Ist eine digitale Lohnabrechnung erlaubt? | Ja — digitale Lohnabrechnungen sind ausdrücklich zulässig, sofern der Zugang für den Arbeitnehmer sichergestellt ist und DSG-Konformität gewährleistet wird. |
| Wie lange müssen Lohnabrechnungen aufbewahrt werden? | Mindestens zehn Jahre gemäss OR 958f — revisionssicher und jederzeit zugänglich. |
Weitere Informationen: Pensionskasse (BVG) für Arbeitgebende, «Finanzbuchhaltung», «Jahresabschluss-Checkliste», «Lohnbuchhaltung Schweiz für KMU».
PDF-Download — Lohnabrechnung-Checkliste für KMU
Druckfertige Version mit allen 8 Prüfbereichen, Quellensteuer-Tarifübersicht und SV-Beitragssätzen als Schnellreferenz.
→ Lohnabrechnung-Checkliste 2026 kostenlos herunterladen (PDF)
Hinweis: Checkliste gemäss OR, AHVG, BVG, UVG, Quellensteuerrecht und DSG, Stand 2026. Ersetzt keine individuelle Beratung.
Persönliche Beratung zur Lohnabrechnung in Oftringen (AG)
Rothstein AG
Nordstrasse 14
4665 Oftringen
Telefon: +41 62 558 50 88
E-Mail: info@rothstein.swiss
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung. Steuerliche Beurteilungen erfolgen gemäss Schweizer Recht (DBG, kantonale Steuergesetze), Stand 2026.
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