Kurz gesagt: Jedes Schweizer Unternehmen mit Angestellten ist lohnbuchhaltungspflichtig — ab dem ersten Arbeitstag. Der Arbeitgeber trägt ca. 12–16 % des Bruttolohns an Sozialversicherungsbeiträgen (AHV/IV/EO 5.3 %, ALV 1.1 %, FAK Kanton Aargau 1.45 %, BVG variabel, UVG variabel). BVG-pflichtig werden Mitarbeitende ab einem Jahresbruttolohn von CHF 22’680 (Stand 2026). Quellensteuer betrifft ausländische Mitarbeitende ohne Niederlassungsbewilligung C — Arbeitgeber haften für korrekte Abführung. Dieser Beitrag erklärt alle Pflichten mit vollständiger Beitragsübersicht.
»Die Lohnbuchhaltung ist die Aufgabe, die bei KMU am häufigsten unterschätzt wird — bis die erste Kontrolle der Ausgleichskasse kommt. Fehler bei der Quellensteuer oder beim BVG-Anschluss können rückwirkend über mehrere Jahre korrigiert werden, mit erheblichen Nachzahlungen.«
— Hasan Kirmizitas, Leiter Treuhand und Lohnbuchhaltung, Rothstein AG Oftringen
Einen vollständigen Leitfaden zur Lohnbuchhaltung finden sie hier als PDF zum Download.
Was gehört zur Lohnbuchhaltung — und was nicht?
Die Lohnbuchhaltung ist ein eigenständiger Teilbereich der Buchhaltung. Sie ist vollständig abgegrenzt von der Finanzbuchhaltung — aber ihre Salden (Lohnkosten, Sozialversicherungsverbindlichkeiten) fliessen monatlich in die Fibu ein.
Was die Lohnbuchhaltung umfasst
- Verwaltung aller Personalstammdaten (AHV-Nummer, Zivilstand, Kinderzulagen, Quellensteuerstatus)
- Berechnung und Auszahlung der monatlichen Löhne
- Abrechnung aller Sozialversicherungen (AHV/IV/EO, ALV, BVG, UVG, FAK)
- Quellensteuerabrechnungen für quellensteuerpflichtige Mitarbeitende
- Erstellung von Lohnausweisen (jährlich)
- Jahresmeldungen an Ausgleichskassen
- Revisionssichere Archivierung aller Lohndaten (DSG-konform)
Was die Lohnbuchhaltung nicht ist: Keine Personalführung (HR), keine Arbeitszeiterfassung (separates System), keine Verbuchung von Geschäftsvorfällen (das ist die Fibu).
Weitere Informationen: «Buchhaltung», «Finanzbuchhaltung».
Alle Sozialversicherungen auf einen Blick — Beitragsübersicht 2026
Dies ist die vollständigste Übersicht, die ein KMU-Inhaber beim Thema Lohnkosten braucht. Alle Sätze beziehen sich auf den Jahresbruttolohn des Mitarbeitenden.
| Sozialversicherung | Arbeitgeber | Arbeitnehmer | Bemessungsgrundlage | Besonderheit |
| AHV (Altersvorsorge) | 4.35 % | 4.35 % | Ganzer Lohn | Keine Obergrenze |
| IV (Invalidenversicherung) | 0.70 % | 0.70 % | Ganzer Lohn | — |
| EO (Erwerbsersatz) | 0.25 % | 0.25 % | Ganzer Lohn | — |
| AHV/IV/EO total | 5.30 % | 5.30 % | ||
| ALV (Arbeitslosenversicherung) | 1.10 % | 1.10 % | Bis CHF 148’200/Jahr | Auf Lohnteil darüber: 0 % |
| FAK (Familien-zulagen) | 1.45 % (SVA Aargau) | 0 % | Ganzer Lohn | Kantonal — SVA Aargau; andere FAK: 1.0–2.75 % |
| BVG (Pensions-kasse) | Mind. 50 % der Prämie | Rest | Koordinierter Lohn | Pflicht ab CHF 22’680 Jahresbruttolohn |
| UVG BU (Berufs-unfall) | 100 % | 0 % | Bis CHF 148’200 | Prämie nach Risikoklasse |
| UVG NBU (Nicht-berufsunfall) | 0 % | 100 % | Bis CHF 148’200 | Bei >8h/Woche beim selben AG |
| KTG (Krankentaggeld) | Oft 50 % | Oft 50 % | Ganzer Lohn | Nicht gesetzlich obligatorisch, empfohlen |
Typische Gesamtbelastung Arbeitgeber pro CHF 100 Bruttolohn (Kanton Aargau, Richtwerte):
- AHV/IV/EO Arbeitgeberanteil: CHF 5.30
- ALV Arbeitgeberanteil: CHF 1.10
- FAK Kanton Aargau (SVA Aargau): CHF 1.45
- BVG Arbeitgeberanteil: variabel, ca. CHF 4–9 je nach Alter und Pensionskassen-Plan
- UVG BU-Prämie: CHF 0.10–1.50 je nach Branche und Versicherer
- Total Arbeitgeberkosten zusätzlich zum Bruttolohn: ca. 12–16 %
BVG — wann wird ein Mitarbeitender pensionskassenpflichtig?
Die berufliche Vorsorge (BVG) ist für viele kleine KMU der unübersichtlichste Teil der Lohnbuchhaltung.
| Schwelle | Wert 2026 | Bedeutung |
| Eintrittsschwelle | CHF 22’680 Jahresbruttolohn | Unter diesem Betrag kein BVG-Anschluss obligatorisch |
| Koordinationsabzug | CHF 26’460 | Wird vom Bruttolohn abgezogen; der Rest ist der «koordinierte Lohn» — BVG-Beitragsbasis |
| Max. koordinierter Lohn | CHF 64’260 (= CHF 90’720 − CHF 26’460) | Auf Lohnteile über CHF 90’720 wird kein BVG-Obligatorium berechnet |
| Mindestsparbeitrag je nach Alter | 7–18 % des koordinierten Lohns | 25–34 J.: 7 %; 35–44 J.: 10 %; 45–54 J.: 15 %; 55–65 J.: 18 % |
BVG 21-Reform — abgelehnt: Die Volksabstimmung vom 22. September 2024 lehnte die BVG 21-Reform mit rund 67 % Nein-Stimmen klar ab. Die alten BVG-Regeln gelten weiterhin: Eintrittsschwelle CHF 22’680, fixer Koordinationsabzug CHF 26’460, Mindestumwandlungssatz 6.8 % im Obligatorium.
Praxishinweis: Teilzeitangestellte mit mehreren Arbeitgebern können unter der Eintrittsschwelle liegen, obwohl ihr Gesamteinkommen darüber liegt. Sie können sich freiwillig der Auffangeinrichtung BVG anschliessen. Das ist häufig übersehen — und kann eine Vorsorgelücke von CHF 100’000+ verursachen.
Quellensteuer — was KMU wissen müssen
Die Quellensteuer ist der fehleranfälligste Bereich der Schweizer Lohnbuchhaltung. Arbeitgeber haften für korrekte Berechnung und Abführung.
Wen betrifft die Quellensteuer?
| Personengruppe | Quellensteuer? |
| CH-Staatsangehörige | Nein |
| Ausländer mit Niederlassungsbewilligung C | Nein |
| Ausländer mit Ausweis B, Jahreseinkommen unter CHF 120’000 | Ja |
| Ausländer mit Ausweis L (Kurzaufenthalt) | Ja |
| Grenzgänger (Ausweis G) | Je nach Doppelbesteuerungsabkommen |
Häufigste Fehlerquellen bei der Quellensteuer
- Falscher Tarif angewendet (verheiratet/unverheiratet, mit/ohne Kinder)
- Grenzgänger falsch behandelt — je nach Staatsangehörigkeit und DBA unterschiedlich
- Tarifwechsel bei Statusänderung nicht vorgenommen (Heirat, Geburt Kind, Wohnsitzwechsel)
- Nachzahlungen bei Jahresabstimmung nicht korrekt erfasst
Pflichtangaben auf der Lohnabrechnung in der Schweiz
Was muss auf einer Lohnabrechnung stehen? Viele KMU-Inhaber wissen das nicht — und riskieren bei Kontrollen Beanstandungen.
| ☐ | Name und Adresse Arbeitgeber und Arbeitnehmer |
| ☐ | AHV-Nummer des Mitarbeitenden |
| ☐ | Abrechnungsmonat / -periode |
| ☐ | Bruttolohn (Grundlohn + Zulagen) |
| ☐ | Abzüge einzeln aufgelistet: AHV, IV, EO, ALV, BVG, NBU (sofern relevant), Quellensteuer |
| ☐ | Nettolohn (Auszahlungsbetrag) |
| ☐ | Kinderzulagen (falls vorhanden — Kanton Aargau 2026: CHF 225/Monat Kinderzulage, CHF 278/Monat Ausbildungszulage) |
| ☐ | Spesenvergütungen (separat ausgewiesen) |
Für den Lohnausweis (jährlich): Zusätzlich Naturallohn, geldwerte Vorteile (z. B. Geschäftsfahrzeug), Weiterbildungskosten, Mitarbeiterbeteiligungen.
Alle Informationen zur Lohnabrechnung finden Sie in unserem vollständigen Artikel «Lohnabrechnung Schweiz -Checkliste».
Lohnbuchhaltungs-Jahreskalender für KMU
| Zeitraum | Aufgaben |
| Monatlich | Löhne berechnen und auszahlen, Lohnabrechnung erstellen, AHV-Akontozahlungen, BVG-Beiträge überweisen |
| Quartalsweise | AHV-Abrechnungen an Ausgleichskasse, Quellensteuer-Abrechnung an kantonale Steuerbehörde |
| Halbjährlich | UVG-Prämienabrechnung (je nach Versicherer), Zwischenabstimmung Lohnkonten |
| Dezember | Letzte Lohnzahlung inkl. 13. Monatslohn (falls vereinbart), Vorbereitung Lohnausweise |
| Januar | Lohnausweise erstellen und an Mitarbeitende + Steuerbehörde, Jahresmeldung AHV-Ausgleichskasse (Kanton Aargau: SVA Aargau, bis Ende Januar) |
| Februar/März | Jahresabrechnung BVG, Quellensteuer-Jahresabstimmung (Kanton Aargau bis Ende Februar), FAK-Jahresabrechnung |
Lohnbuchhaltung selbst führen oder auslagern?
| Kriterium | Intern führen | Treuhänder beauftragen |
| Geeignet für | 1–3 Angestellte, einfache Struktur, kein Quellensteuer | Ab 3 Angestellten, Quellensteuer, Teilzeit, Wachstum |
| Direkte Kosten | Tief (Lohnsoftware-Modul ab ca. CHF 600/Jahr) | Ab ca. CHF 40–80/Monat pro Mitarbeitenden |
| Zeitaufwand/Monat (5 Angestellte) | Ca. 3–4 Stunden | Minimal — Daten liefern genügt |
| Fehlerrisiko Quellensteuer | Hoch ohne Fachkenntnisse | Tief |
| Kontinuität bei Personalwechsel | Risiko — Know-how geht verloren | Garantiert |
| Haftungsübernahme | Nein | Ja |
| DSG-Compliance | Eigenverantwortung | Inklusive |
Kritisches Argument für Outsourcing: Wenn die einzige Person, die die interne Lohnbuchhaltung beherrscht, krank wird oder kündigt, steht das Unternehmen vor einem ernsthaften operativen Problem. Outsourcing eliminiert diese Abhängigkeit vollständig.
Praxisbeispiel (anonymisiert, Rothstein AG): Ein KMU mit 8 Mitarbeitenden übernahm die Lohnbuchhaltung zu Rothstein AG, nachdem die bisherige interne Lösung bei einem unerwarteten Personalwechsel zusammengebrochen war. Die Umstellung dauerte drei Wochen — ohne einen einzigen Unterbruch der monatlichen Lohnzahlungen.
Typische Fehler und ihre Konsequenzen
| Fehler | Konsequenz |
| Falsche BVG-Einschätzung (Mitarbeiter nicht angemeldet) | Nachzahlung aller Beiträge rückwirkend + Verzugszinsen |
| Falsche Quellensteuer-Tarife angewendet | Nachforderung Steuerbehörde, ggf. Busse |
| Fehlende Lohnausweise | Busse, Steueramt veranlasst Schätzung |
| Familienzulagen nicht korrekt abgerechnet | Nachzahlungen + kantonale FAK-Kontrolle (Kanton Aargau: CHF 225 Kinder-, CHF 278 Ausbildungszulage) |
| Personalstammdaten nicht aktuell | Falsche AHV-Abrechnung, Meldefehler |
| DSG-Verletzung (Lohndaten ungeschützt) | Busse bis CHF 250’000 (DSG Art. 60) |
FAQ
| Frage | Antwort |
| Was zahlt ein Arbeitgeber für Sozialversicherungen zusätzlich zum Bruttolohn? | Als Faustregel: ca. 12–16 % des Bruttolohns. Die grössten Positionen: AHV/IV/EO 5.3 %, ALV 1.1 %, FAK Kanton Aargau (SVA Aargau) 1.45 %, BVG mindestens 50 % der Prämie (altersabhängig) und UVG-BU-Prämie (branchenabhängig). |
| Ab welchem Lohn muss ein Mitarbeitender bei der Pensionskasse angemeldet werden? | BVG-Anmeldepflicht besteht ab einem Jahresbruttolohn von CHF 22’680 (Stand 2026). Darunter ist ein freiwilliger Anschluss über die Auffangeinrichtung BVG möglich. Teilzeitangestellte mehrerer Arbeitgeber können die Eintrittsschwelle trotz tiefem Einzellohn überschreiten. |
| Muss die Lohnbuchhaltung monatlich geführt werden? | Ja — Löhne und alle gesetzlichen Abzüge müssen periodengerecht erfasst, berechnet und ausgezahlt werden. Die monatliche Abrechnung der Sozialversicherungen bleibt Pflicht. |
| Was ist die Quellensteuer und wer ist davon betroffen? | Quellensteuer ist eine Einkommenssteuer, die direkt auf dem Lohn ausländischer Mitarbeitender ohne Niederlassungsbewilligung C erhoben wird. Der Arbeitgeber zieht den Betrag vom Lohn ab und führt ihn direkt an die Steuerbehörde ab. Fehler bei der Tarifeinstufung sind häufig und werden rückwirkend korrigiert. |
| Wie lange müssen Lohnunterlagen aufbewahrt werden? | Mindestens zehn Jahre gemäss OR 958f — Lohnabrechnungen, Lohnausweise, Anmeldungen und Jahresmeldungen. Digital oder physisch, revisionssicher, jederzeit lesbar. |
| Ist eine digitale Lohnbuchhaltung erlaubt? | Ja — sofern Datenschutz (DSG-Konformität), Nachvollziehbarkeit und revisionssichere Archivierung gewährleistet sind. Bei digitaler Verarbeitung von Personaldaten sind die DSG-Anforderungen zu beachten, insbesondere Zugriffskontrollen und Datensicherheit. |
Fazit
Lohnbuchhaltung ist kein Selbstläufer. Sie verbindet sechs verschiedene Rechtsgebiete — OR, AHVG, BVG, UVG, Quellensteuerrecht, DSG — und verlangt monatliche Sorgfalt sowie jährliche Meldepflichten. Fehler werden oft erst bei Revisionen entdeckt, dann rückwirkend korrigiert. Wer die Lohnbuchhaltung professionell auslagert, kauft sich nicht nur Zeit — er kauft sich Rechtssicherheit.
Download Leitfaden Lohnbuchhaltung als PDF
Persönliche Beratung zur Lohnbuchhaltung in Oftringen (AG)
Rothstein AG
Nordstrasse 14
4665 Oftringen
Telefon: +41 62 558 50 88
E-Mail: info@rothstein.swiss
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung. Steuerliche Beurteilungen erfolgen gemäss Schweizer Recht (DBG, kantonale Steuergesetze), Stand 2026.
in 
by Bexolutions Marketing und Vertrieb AG